Émettre et saisir une facture client

Prérequis

Avant d’émettre des factures et d’encaisser des règlements, il faut avoir préalablement rentré un compte et configuré préalablement le module Facture pour que les modes de paiement choisis par défaut apparaissent sur la facture (RIB du compte et/ou ordre et adresse pour un règlement par chèque).

Émettre une facture

OPlibris vous permet d’établir des factures aux clients que vous avez préalablement saisis.

On peut aussi créer une facture à partir d’une commande validée ou à partir d’une fiche client, depuis l’onglet Prospect | Client en cliquant sur le bouton Créer une facture

Dans la fenêtre qui s’ouvre, seuls 4 champs, en gras, sont obligatoires :

1. le client, à choisir dans une liste déroulante (qui doit être créé préalablement)

2. le type de factures:

   • Les factures standards

   • Les factures d’acomptes : Vous pouvez créer autant de facture d’acompte que désiré. Une facture d’acompte sera ensuite convertie en réduction (déjà payé) pour une autre facture (la facture définitive) sur laquelle porte l’acompte.

   • Les factures d’avoir : On crée une facture d’avoir sur une facture déjà existante. On peut créer plusieurs factures d’avoir sur une facture donnée. La facture d’avoir est transformée en réduction qui sert à réduire le paiement de n’importe quelle autre facture en attente de paiement.

3. La date de facturation.

4. Les conditions de réglement.

Une fois le brouillon de facture créé, il faut rentrer la ou les lignes. Deux possibilités :

1. Intégrer des Produits ou Services déjà définis grâce à un menu déroulant :

2. saisir directement l’intitulé, le taux de TVA, le prix unitaire.

Pour chaque ligne de la facture vous définissez aussi une quantité et éventuellement une remise (pourcentage).

Service de presse

Pour vos envois de services de presse ou vos exemplaires auteur, faites une facture avec une remise de 100 % : au moment de la reddition des comptes, ils seront indiqués comme des exemplaires hors droits (et le stock sera décrémenté si vous avez choisi une configuration à validation des factures).

Une fois la facture prête, vous devez la valider, ce qui déclenchera l’attribution d’un numéro de facture. Il est possible de changer le modèle de numérotation dans la (Réglage → Configuration → Module/application → image d’écrou en bas à droite).

Attention

Attention, une fois la facture validée, le nombre de choses modifiables devient limité. Et tous les changements effectués seront enregistrés, ce qui est une obligation légale.

Générer un PDF de la facture

Un générateur de PDF est présent en bas des fiches facture :

Suivre et enregistrer le règlement d’une facture

Vous pouvez saisir un réglement à partir d’une facture validée grâce à un bouton situé en dessous de la fiche. Il faudra compléter les champs et saisir à la main tout ou partie du réglement. Une fois le paiement complet, la facture sera automatiquement classée “payée”.

L’ensemble des factures, brouillon, réglées, impayées ou en attente, apparaissent dans les menus :

Usages de la facture d’avoir

La facture d’avoir est un document comptable qui informe le client d’une rectification ou d’une annulation de la facture initiale et/ou du remboursement de son paiement, total ou partiel.

Vous pourrez l’utiliser par exemple pour les retours de produits, par exemple de livres abîmés : vous avez facturé dix livres à une librairie, qui vous en retourne un, vous pouvez créer une facture d’avoir à partir de la facture initiale.