Importer des données

OPlibris permet d’importer un certain nombre de données, afin de vous éviter d’avoir à créer manuellement l’ensemble de vos clients, de vos contributeurs ou de vos publications. Cette procédure d’import est particulièrement utile si vous avez un grand nombre de données à importer et si vous en disposez déjà dans un format facilement exploitable informatiquement (tableur excel, carnet d’adresse, etc.)

Limites de l’import automatique

Importer ses données permet de gagner du temps, mais ne dispense pas pour autant d’un travail préalable soigné :

• La qualité de l’import dépendra de la qualité des données fournies : veillez à ce qu’il n’y ait pas de ligne vide, de décalage dans les colonnes ou de donnée manquante.
• Certaines données ne peuvent pas être importées automatiquement et nécessitent un traitement manuel : par exemple, les publications devront être reliées une par une à leurs contributeur⋅ices dans OPlibris, après leur création.

L’assistant import

Vous pouvez accéder à l’assistant import en cliquant sur Outils dans la barre de navigation de Dolibarr (barre du haut) puis sur Nouvel import dans le menu de gauche.

Vous pouvez ensuite choisir le type de données que vous allez importer : produits (publications), tiers (contacts, clients, fournisseurs), historique de factures, etc.

Logique générale de l’import de données

Quel que soit le type de données que vous souhaitez importer, la logique générale est toujours la même : il faudra avant tout préparer ses données dans un fichier CSV ou excel, puis les importer ce fichier dans OPlibris, et enfin faire coincider les colonnes du fichier aux champs d’OPlibris. Le processus d’importation comprend 6 étapes.

Étape 1. Choisir l’outil

Dans Menu du haut -> Outils -> Nouvel import, choisissez l’outil d’import en fonction du type de données que vous allez importer : produits (publications), tiers (contacts, clients, fournisseurs), historique de factures, etc.

Étape 2. Choisir le format d’importation et télécharger un fichier d’exemple

Vous pouvez importer vos données avec un fichier CSV ou bien avec un fichier Excel. Dans les deux cas, vous pouvez télécharger un fichier d’exemple contenant les données que vous pouvez importer ainsi que des exemples. Les données suivies d’un astérisque sont obligatoires.

Si vous le pouvez, privilégiez le format CSV, qui est un format simple et universel : les fichiers CSV contenant du texte brut, ils sont moins susceptibles de disfonctionner que les fichiers Excel.

Étape 3. Ajouter votre fichier d’import

Ajoutez le fichier à importer que vous aurez préalablement construit puis cliquez sur le pictogramme flèche à droite pour passer à l’étape suivante.

Étape 4. Faire coïncider vos données aux champs d’OPlibris

Dans la partie gauche (Champs dans le fichier source), les en-têtes des colonnes de votre fichier vont apparaître. Il faudra les associer avec les Champs cibles de la base de données de la partie droite.

Certaines associations sont faites automatiquement, comme ci-dessous le champ ISBN. Vérifiez très soigneusement que ces associations soient correctes. Pour les autres, vous devrez faire l’association vous-même en utilisant le menu déroulant de la colonne de droite.

Vous n’êtes pas obligé⋅es d’attribuer la totalité des champs cible (volet de droite), mais certains doivent impérativement être mis en correspondance. En bas du tableau, un message d’alerte vous signale ceux qui manquent.

Quand vous avez fini, appuyez sur le bouton Étape suivante.

Si vous pensez que vous allez peut-être en avoir besoin à plusieurs reprises, vous pouvez auparavant enregistrer votre profil d’import une fois que vous avez fini d’associer les champs de votre fichier source aux champs cibles. Attribuer au profil le nom que vous voulez puis appuyez sur le bouton Sauvegarder ce profil d’import.

Pour utiliser ce profil d’import, choisissez-le dans le menu déroulant au dessus du tableau, puis appuyez sur le bouton Sélectionner

Étape 5. Lancer l’import

Vous devez exclure de l’importation la ligne des en-têtes du tableau en indiquant que l’import doit commencer à partir de la ligne 2 : pour ce faire, entrez la valeur 2 dans le champ “Importer les lignes à la position (de - à)”.

Procédez par étape : faites d’abord un test avec une seule ligne en entrant la même valeur dans les deux cases :

Lancez une simulation d’import avec cette unique ligne. S’il y a des erreurs, celles-ci seront indiquées en bas de la page. Après avoir corrigé votre fichier, revenez à l’étape 3 pour ajouter le fichier amendé et recommencez l’opération avec.

Une fois que toutes les erreurs auront été corrigées, cliquez sur Importer les les données.

Étape 6. Bilan

En bas de la page, le “nombre de lignes importées avec succès”, le “Nombre de lignes insérées”, et le “Nombre de lignes mises à jour” s’affichent.

Procédez par étape et faites des vérifications

Une fois l’importation de cette première ligne effectuée, vérifier que tous les champs ont été correctement importés avant de refaire la manoeuvre avec quelques lignes supplémentaires.

Mettre à jour les données

Il est possible de mettre à jour des données existantes. Le processus est le même que pour l’import jusqu’à l’étape 5, où vous devrez choisir dans le menu déroulant la clef à utiliser pour la mise à jour (le nom du Tiers par exemple si vous voulez mettre à jour votre carnet d’adresse ou bien l’ISBN pour mettre à jour votre catalogue).

Ressources externes

Vous pouvez trouver des ressources sur l’importation de données dans Dolibarr, dans la documentation officielle ou sous forme de tutoriels videos :

Module imports sur la documentation de Dolibarr

Play

Importer vos clients et fournisseurs

Dans Menu du haut -> Outils -> Nouvel import, choisissez l’outil d’import Tiers (sociétés/institutions/particuliers) et attributs.

• Remise en %
• Note de la remise en %
• Remise en €
• Note de la remise en €
• Nom du tiers*
• Pseudonyme
• État* : 0 (fermé) / 1 (actif)
• Adresse
• Code postal
• Ville
• Téléphone
• Url
• Email
• Identifiant professionnel 1 : Siren
• Identifiant professionnel 2 : Siret
• Identifiant professionnel 3 : NAF-APE
• N°sécurité sociale
• Numéro TVA
• Assujetti à la TVA : 0 (non assujeti) / 1 (assujeti)
• Capital
• Client* : 0 (non client) / 1 (client)
• Fournisseur* : 0 (non fournisseur) / 1 (fournisseur)

Nom du tiers* (s.nom)

• Nom alternatif
• Maison mère

État* (s.status) Code client (s.code_client) Code fournisseur (s.code_fournisseur) Code comptable client (s.code_compta) Code comptable fournisseur (s.code_compta_fournisseur) Adresse (s.address) Code postal (s.zip) Ville (s.town) Code État / Province (s.fk_departement) Code pays (s.fk_pays) Téléphone (s.phone) Fax (s.fax) Url (s.url) Email (s.email) Salariés (s.fk_effectif) Type du tiers (s.fk_typent) Forme juridique (s.fk_forme_juridique) Identifiant professionnel 1 (s.siren) Identifiant professionnel 2 (s.siret) Identifiant professionnel 3 (s.ape) Identifiant professionnel 4 (s.idprof4) Identifiant professionnel 5 (s.idprof5) Identifiant professionnel 6 (s.idprof6) Numéro TVA (s.tva_intra) Capital (s.capital) Statut prospect (s.fk_stcomm) Note (privée) (s.note_private) Note (publique) (s.note_public) Client* (s.client) Fournisseur* (s.fournisseur) Potentiel du prospect (s.fk_prospectlevel) Type de paiement - Client (s.mode_reglement) Conditions de paiement - Client (s.cond_reglement) Type de paiement - fournisseur (s.mode_reglement_supplier) Conditions de paiement - fournisseur (s.cond_reglement_supplier) Montant encours autorisé (s.outstanding_limit) Compte bancaire paiements (s.fk_account) Incoterms (s.fk_incoterms) Assujetti à la TVA (s.tva_assuj) Code-barres (s.barcode) Langue par défaut (s.default_lang) Canvas (s.canvas) Date création (s.datec) Utiliser plusieurs devises (s.fk_multicurrency) Devise (s.multicurrency_code) Ayant droit direct (extra.ayantdroitdirect) ISNI (extra.isni) Date de naissance (extra.naissance) Date de décès (extra.deces) En précompte (extra.enprecompte) Anonyme (extra.anonyme) Prénom (extra.prenom) Biographie (extra.biographie) Bibliographie (extra.bibliographie) Type de contributeur (extra.contribtype) Adhérent à (extra.adherenta) Organisme (extra.organisme) GNL (extra.gln) Adhérent Prisme (extra.adherent_prisme)

Importer des publications papier

Dans Menu du haut -> Outils -> Nouvel import, choisissez l’outil d’import des publications papier, vers le bas de la page.

Attention

N’utilisez pas l’outil d’import des produits, mais bien celui des publications.

Construire le fichier Excel ou CSV à importer

Pour construire votre fichier à importer, vous pouvez exporter les données demandées à partir de plusieurs sources : Dilicom, votre diffuseur-distributeur ou votre site internet. Exportez dans un tableur Excel ou dans un fichier CSV les informations demandées dans le fichier exemple que vous trouverez à l’étape 2 du processus (ou bien le télécharger ici).

Astuce

Utilisez de préférence des fichiers CSV.

Le titre, l’ISBN, la description, Les points forts et arguments de vente sont obligatoires. Le reste est facultatif :

• ISBN* : placez cette colonne en premier dans votre fichier d’import. Les ISBN doivent être importés sans traits d’union.
• Titre*
• En vente : 1 si l’ouvrage est en vente, 0 s’il est encore à paraître ou s’il n’est plus disponible.
• En achat : 1 si les droits de l’ouvrage sont à vendre, 0 sinon.
• Taux de TVA en %
• Description* : les informations de cette colonne vont remplir le champs “Résumé” des fiches publication.
• URL publique
• Prix de vente HT (= Prix TTC/1.055)
• Points forts et arguments de vente*
• Nombre de page
• Scolaire : 1 si oui, 0 si non
• Langue : utiliser la codification en 3 lettres ISO 639-2 disponible sur https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_des_codes_ISO_639-2 (français = fra ; anglais = eng ; espagnol = spa ; allemand = deu ; etc.).
• Langue d’origine : idem
• Date parution : attention à respecter le format année-mois-jour (AAAA-MM-JJ)
• Date de mise en vente : attention à respecter le format année-mois-jour (AAAA-MM-JJ)
• Libellé de ticket de caisse
• Feuilleteur
• Date de fin de commercialisation : attention à respecter le format année-mois-jour (AAAA-MM-JJ)
• Public cible : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie ou le nom si autre : 1 = Moins de 3 ans / 2 = À partir de 3 ans / 3 = À partir de 6 ans / 4 = À partir de 8 ans / 5 = À partir de 11 ans / 6 = Adolescent / 7 = Adulte / 8 = Enfant / 9 = Jeune adulte / 10 = Grands caractères / 11 = Lecture adaptée / 12 = Tout public /
• Conditions de retour : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie ou le nom si autre. => 1 = Retour possible selon les CGV (conditions générales de vente) / 2 = Retour interdit (compte ferme) / 3 = Retour interdit sauf accord commercial particulier / 5 = Retour sur couverture obligatoire (en cas de retour, celui-ci ne sera possible que sur couverture) / 4 = Retour sur couverture possible (selon les CGV)
• Date limite de retour : attention à respecter le format année-mois-jour (AAAA-MM-JJ)
• Poids en gr
• Largeur en cm
• Longueur en cm
• Épaisseur en cm
• Façonnage : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie : 1 = Dos carré collé / 2 = Dos carré cousu/collé / 3 = Reliure cartonnée / 4 = Piqué (2 points métal) / 5 = Piqué (bouclette) / 6 = Reliure Wire-o / 7 = Reliure Japonaise / 8 = Reliure Singer / 9 = Reliure à vis
• Finition couverture : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie : 1 = Brut / 2 = Vernis UV brillant / 3 = Vernis UV mat / 4 = Vernis acrylique / 5 = Vernis sélectif / 6 = Pelliculage mat / 7 = Pelliculage brillant / 8 = Dorure / 9 = Sérigraphie / 10 = Gaufrage / 11 = Découpe
• Grammage couverture
• Grammage page
• Type papier couverture : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie : 1 = Couché 1 face - Carte / 2 = Couché brillant / 3 = Couché demi-mat / 4 = Couché mat / 5 = Offset blanc / 6 = Offset coloré
• Type papier page : Saisir le numéro correspondant à l’option choisie : 1 = Offset / 2 = Offset bouffant / 3 = Couché brillant / 4 = Couché mat / 5 = Couché demi-mat
• Nom papier couverture
• Nom papier page

Mettez toujours la colonne ISBN en premier. Les autres colonnes de données peuvent apparaître dans n’importe quel ordre dans votre tableur du moment que vous les connectez au champ qui convient à l’étape 4 de l’importation, comme expliqué ci-dessus.

Attention

Avant de vous lancer dans l’import des publications, allez dans Réglage → Configuration → Modules/Applications → module Produits → cliquer sur l’écrou de configuration : réglez le champ « Règles pour les prix clients » sur « Un seul prix de vente pour les produits et service ».

Également dans Réglage → Configuration → Modules/Applications, vérifiez que le module Variantes de produits est bien désactivé.

Ce réglage permettra que l’import du prix se fasse correctement. Une fois l’import terminé, vous pouvez rétablir les paramètres initiaux.

Les erreurs les plus classiques :

• Si vous utilisez des fichiers CSV, pensez à remplacer les virgules par des points dans les colonnes de prix et de dimension.

Importer vos stocks

Pour l’import des stocks, vous devrez associer des publications à des quantités et à des entrepôts. Vous devez désigner les publications grâce à l’identifiant (ID) donné par Dolibarr, que vous pouvez voir dans la barre d’adresse quand vous êtes dans une fiche publication, comme dans la capture ci-dessous.

La première étape de l’import des stocks va donc consiste à se procurer ces ID.

Exporter l’ID de vos publications

Dans Outil > Nouvel export, sélectionnez l’outil d’export Produit.

Exportez seulement d’ID et la référence (c’est-à-dire l’ISBN) en appuyant sur les flèches pour faire passer les champs que vous voulez exporter vers la droite.

Astuce

À terme, on pourra utiliser l’ISBN ou l’EAN à la place de l’ID.

Construire le fichier d’import des stocks

Vos ouvrages sont vraisemblablement dispatchés dans plusieurs entrepôts, ce qui fait que vote fichier d’import va probablement ressembler au fichier ci-dessous :

ID publication	Entrepôts	Quantité
157	Bureau	12
12	Bureau	3
157	Distributeur	3014
12	Distributeur	270

Procéder à l’import

Dans Menu du haut -> Outils -> Nouvel import, choisissez l’outil d’import des stocks.

Vous devrez procéder entrepôt par entrepôt.

Dans l’exemple donné, vous devrez importer d’abord la ligne 2 et 3, puis cliquer sur le bouton étape 5, puis importer ensuite les lignes 4 et 5.

Importer des auteurs et autrices

Les contributeurs et contributrices doivent être importés séparément. Et vous serez obligé de connecter manuellement les auteurs aux publications.

Importer sa comptabilité

Dans Menu du haut -> Outils -> Nouvel import, choisissez l’outil d’import de la comptabilité appelé Écritures comptables - format FEC Vous trouverez fichier exemple à l’étape 2 du processus (ou bien le télécharger ici). Le Code journal, la Date de la pièce, le Numéro du compte général, le Libellé du compte général, la Référence de la pièce, Débit et le crédit sont obligatoire. Le reste est facultatif :

• Code journal*
• Libellé du journal
• Numéro de la pièce : numéro de transaction
• Date de la pièce*
• Numéro du compte général*
• Libellé du compte général*
• Numéro du compte auxiliaire
• Libellé du compte auxiliaire
• Référence de la pièce*
• Date de création de la pièce
• Libellé de l’opération
• Débit*
• Crédit*
• Code lettrage
• Date de lettrage
• Date de validation de la pièce
• Montant multidevise
• Code multidevise