Utiliser le module Point de vente (caisse / vente directe)

Le module “Point de vente” - abrégé en PdV dans la barre de navigation et dont le nom complet de module est “PdV TakePos” - permet de gérer une vente directe, lors d’un salon, d’une dédicace ou de tout événement lors duquel vous pourriez vendre des livres directement aux lecteurs.

Si l’utilisatin du module proprement dit est plutôt simple, il mérite que l’on s’attarde sur les quelques points d’utilisation, mais aussi sur la phase de préparation du point de vente en amont de la vente.

Dans cette page, nous prendrons l’exemple d’une vente lors d’une conférence pour détailler les points concrets d’utilisation du module.

Règles générales de la vente directe

Le module point de vente vous permet de gérer des ventes directes, sans avoir à émettre de facture ni d’enregistrer les mouvements : à l’instant du paiement, la vente est enregistrée, le stock vendu est immédiatement décrémenté et le règlement est enregistré.
Le règlement doit donc se faire instantanément, en temps réel : le module n’est pas prévu pour gérer des paiements différés par virement (c’est possible, mais dans la logique d’utilisation de la caisse, ce doit rester exceptionnel).
Vous pouvez vendre des articles sans spécifier explicitement de client : un client générique est utilisé par défaut. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez identifier un client précis, pour des besoins de traçabilité.
Une configuration adéquate en amont de la vente permet de grandement simplifier l’utilisation du module
Comme toute autre utilisation d’OPlibris, le module Point de vente nécessite un accès fonctionnel à internet lors de la vente. Pensez bien à vérifier auprès des organisateurs de l’événement qu’il y aura du réseau !

Préparation de la vente

Paramétrage général du module

La configuration du module de vente directe se fait via la barre de navigation du haut, dans le menu Réglages -> Modules. Sur cette page, recherchez le module PDV TakePOS et cliquez sur l’icône de paramètres pour accéder aux différents réglages

Trouver le module Point de vente

Paramètres généraux

Dans les paramètres généraux, les réglages par défaut conviennent la plupart du temps. Selon vos besoins, vous pouvez modifier les suivants :

Catégorie Racine des produits à vendre : par défaut, toutes les publications d’OPlibris apparaîtront dans la caisse. Mais selon vos besoins, vous pourriez choisir de n’afficher que certaines catégories d’articles, en sélectionnant par exemple de ne faire apparaître que les ouvrages d’une certaine catégorie (c’est ce que nous ferons, plus loin, dans cet exemple).
Ouvrez la fenêtre contextuelle “Contrôle de caisse” lors de l’ouverture du point de vente : activer cette option permettra de contrôler votre fond de caisse avant de commencer la vente (et de vous éviter de pénibles correction à la fin de l’évènement).
Activer le paiement différé : activer cette option permettra de rajouter une option Différé à l’écran de paimeent de la vente, afin de créer une facture qui sera à régler plus tard. Par exemple, si lors d’un salon, une libraire prend sur votre stand trois ouvrages que vous lui facturerez, vous pourrez le gérer directement par ce bouton.

Paramètres du module

Gestion du compte caisse

Dans le mus Banques - Caisses, un compte caisse d’espèces dédié à la vente directe a été créé par défaut : le compte CASH-POS. C’est dans ce compte que seront encaissées les paiements en espèce lors de la vente. C’est aussi ce compte qui pourra servir à payer les frais en espèces (repas, transport, achats, etc. ) Avant d’effectuer votre toute première vente, vérifiez que le solde de ce compte est juste, au moins supérieur au fond de caisse avec lequel vous débuterez la journée. Pour cela, il sera sans doute nécessaire d’enregistrer dans OPlibris un virement interne de votre compte courant vers votre compte caisse (si par exemple vous retirez du liquide auprès de votre banque pour alimenter le fond de caisse).

Préparation de la liste des livres par défaut

Comme écrit plus haut, il est possible de n’afficher dans le module de caisse qu’une partie de vos publications, afin de les retrouver plus facilement. C’est ce que nous allons faire ici, en utilisant la possibilité de créer des catégories et sous-catégories dans OPlibris.

Créez une nouvelle catégorie de publication (la toute première fois) via le menu du haut en cliquant sur Produits | Services puis dans Produits -> Tags/Catégories dans le menu de gauche. Cliquez sur le gros bouton + en haut de page pour créer une nouvelle catégorie. Créez enfin la catégorie ventes-directes et faites-en une sous-catégorie de vos publication en sélectionnant bien Ajouter dans oplibris-publication.
Créez une catégorie spécifique à votre événement : Répétez les opérations précédentes pour créer la catégorie spécifique à l’évènement que vous préparez, comme sous-catégorie des ventes directes. Par exemple, la catégorie 2025 - Journée de la nature Bordeaux à Ajouter dans ventes-directes.
Ajoutez les titres désirés à cette catégorie : soit directement dans la page de la catégorie (Attribuer cette catégorie au produit/service), soit par la liste des publications, en sélectionnant celles que vous désirez et en sélectionnant l’action massive Attribuer un tag ou une catégorie en haut de la page.
Définissez la catégorie par défaut dans les options du module de vente directe : Dans les paramètres du module, cliquez sur Catégorie Racine des produits à vendre et choisissez la catégorie ventes-directes. Ainsi, l’affichage de la caisse de montrera que les livres que vous y avez ajouté, sans être “encombré” par l’ensemble des références de votre catalogue que vous n’avez pas prévu d’y vendre.

Les actions en masse sur les publications

Configuration supplémentaire du module

Voyons les options du module Point de vente qui pourraient nécessiter un réglage avant une participation à un salon.

Paramètres généraux

Nombre de terminaux : le nombre de caisses utilisées lors de la vente, afin de pouvoir contrôler chaque caisse séparément. Si vous n’avez qu’une seule caisse, laissez l’option sut 1.
Ajouter un bouton “Paiement direct en espèces” : ajoutera un raccourci permettant d’enregistrer un peiement en espéces, sans validation supplémentaire : c’est à la fois plus rapide mais possiblement source d’erreurs… À ajuster selon votre usage.
Ajouter un bouton reçu cadeau, Autoriser le paiement différé : à modifier selon vos usages
Règle de lecture du code-barre des produits: à laisser tel quel, si vous utilisez un lecteur de code-barres. Néanmoins, il faudra peut-être paramétrer votre lecteur afin qu’il ajoute bien un retour chariot après avoir bippé chaque article ; en général, la configuration du lecteur se fait en flashant des codes fournis par le fabricant.

Paramètres de chaque caisse (Terminal1, Terminal2, etc.)

Nom: Vous pouvez changer le nom par défaut attribué à chaque terminal de caisse, pour les identifier plus facilement lors du paramétrage ou de l’utilisation. Par souci de clarté, nous utiliserons les noms par défaut (Terminal1, Terminal2, etc.)
Ne pas autoriser l’enregistrement des ventes sur un tiers générique : activer cette option impose de sélectionner un client nominatif pour chaque vente, et donc de le créer, le cas échéant. Si cela permet plus de traçabilité, ce peut être très handicapant à l’usage : créer un client à chaque vente prend du temps… d’autant que ce sont peut-être des clients ponctuels, avec lesquels vous n’aurez plus d’autre interaction. Par ailleurs, rien de vous empêchera d’attribuer malgré tout la vente à un client précis, si besoin. Nous vous recommandons donc de laisser cette option inactive, comme elle l’est par défaut.
Tiers générique à utiliser par défaut pour les ventes : définit le client auquel sera attribuée chaque vente si aucun client spécifique n’est précisé. L’option par défaut définira donc comme client de chaque vente directe le client fictif Client générique takePOS, ce que nous vous recommandons de laisser tel quel.
Comptes bancaires à utiliser par défaut : pour chaque moyen de paiement (espèces, chèque, CB) vous pouvez définir le compte bancaire sur lequel seront enregistré les règlements. Par défaut, les paiements en espèces seront enregistrés dans le compte caisse (DefaultCashPOS), les autres sur votre compte courant principal. Ajustez ces paramètres selon vos besoins et vos pratiques. Par exemple, si vous utilisez un TPE SumUp, il sera intéressant d’enregistrer les paiements en CB sur un compte SumUp distinct, comme expliqué sur la page dédiée de la documentation.
Désactiver la réduction des stocks lorsqu’une vente est effectuée depuis le Point de Vente : le réglage par défaut permet de décrémenter les stocks automatiquement à chaque vente, sans avoir à procéder ensuite à une expédition manuelle ou correction de stock, ce qui est le fonctionnemen attendu de la caisse. Vous pouvez néanmoins l’activer pour gérer les stocks manuellement, mais nous vous le déconseillons.

Autres paramètres

Dans les autres onglets, vous pourrez configurer une éventuelle imprimante à tickets de caisse et le format des reçus (onglet Printers / Reçu), et certains paramètres d’affichage de l’écran de caisse (par exemple n’afficher que les produits en stock, afficher ou masquer les descriptions) dans l’onglet Apparence.

Utilisation de la caisse

Ouverture de caisse

Lorsque vous ouvrez la caisse pour la vente, une fenêtre pop-up de contrôle du fond de caisse s’ouvre. Elle affiche le solde de votre caisse, et vous permet de préciser le montant du fond de caisse avec lequel vous commencerez la vente. Saisissez ce montant et ouvrez la caisse.

Saisir les produits

Vous êtes maintenant prêt⋅e à vendre vos livres aux nombreux lecteurs et lectrices présent⋅es à cet évènement ! D’ailleurs voici une lectrice, qui veut vous acheter trois ouvrages… Comment faire ?

Vue globale de la caisse

Sélectionnez les livres et autres produits en utilisant les raccourcis en bas de l’écran ou bien en les scannant avec un lecteur de codes-barres.
Vous pouvez modifier la quantité d’un article immédiatement après l’avoir ajouté au ticket, en cliquant sur la quantité totale puis sur OK.
Vous pouvez sélectionner un article en cliquant dessus sur le ticket en cours et le supprimmer (icône poubelle), changer son prix, sa quantité, la remise que vous appliquez en cliquant sur l’action désirée, la valeur à enregistrer puis OK.
Une fois que tous les articles sont enregistrés correctement, vous pouvez attribuer un client à ce ticket (cliquez sur client en haut de la page).
En cas de besoin, vous pouvez mettre le client en attente en cliquant sur l’icône représentant un chariot précédé d’un signe +.

Fonctions additionnelles du modules de caisse

Après avoir ajouté une ligne, vous pouvez en ajuster la quantité, le prix de vente ou la remise en cliquant sur le bouton voulu, puis en rentrant la nouvelle valeur, puis en cliquant sur OK.
Il est aussi possible de sélectionner des lignes déjà saisies du ticket pour les modifier ou les supprimer.
Vous pouvez ajouter à la vente un article générique ou inconnu, non référencé dans vos produits en cliquant sur le bouton adéquat. Il faudra alors ui donner un intitulé, un prix et un taux de TVA.
Tout en haut de la fenêtre, le bouton Client vous permet d’attribuer un ticket de caisse à un client précis, référencé dans votre base. Attention, vous devez choisir le client avant de commencer à saisir les articles.

Si tout est en ordre, il est temps d’enregistrer le règlement.

Enregistrer un règlement

Cliquez sur le bouton Règlement sur la droite de la page pour ouvrir la fenêtre de paiement.
Sélectionnez le mode de paiement utilisé (Espèces, Carte bancaire, Chèque) pour enregistrer le paiement.
Dans les rares cas où un client souhaiterait payer avec plusieurs moyens de paiement (par exemple, 20€ en espèces et le reste en CB), tapez “20” à l’aide du clavier numérique et cliquez sur Espèces pour enregistrer le premier paiement. Ensuite, cliquez sur CB pour enregistrer le solde du paiement et valider la vente.

Une fois la vente validée, il est indispensable de cliquer sur le bouton Nouveau pour ouvrir une nouvelle vente.

Bilan de la vente et clôture

Comptage de la caisse

Une fois la vente ou la journée achevée, vérifiez que les règlements saisis sont corrects. la validation d’une caisse se fait par le menu Banque | Caisse -> Validation clôture de caisse. Ouvrez une nouvelle validation de caisse, et choisissez la caisse que vous souhaitez clôturer. Un récapitulatif des transactions enregistrées lors de la vente et leur mode de règlement s’affichera alors. Vérifiez que les montants affichés, qui sont les montants théoriques, correspondent bien à ceux que vous avez effectivement en votre possession :

Espèces dans la caisse
Total des chèques reçus
Total des paiements par carte qui doit correspondre à ce que vous indique votre TPE ou votre application de paiement (type SumUp).

Si vous constatez un décalage sur l’une ou l’autre de ces valeurs, saisissez la valeur réelle. L’écart, qu’il soit positif ou négatif, sera enregistré en comptabilité.

Vous pouvez enfin valider votre clôture de caisse.

Ce document récapitulatif de la vente directe s’apparente à un GTZ de caisse et pourra vous être demandé par votre comptable, pour saisir et lister les transactions, pour établir votre chiffre d’affaires ou procéder à la déclaration de TVA. Vous pourrez le retrouver à tout moment dans ce même menu Banque | Caisse.