Comprendre et utiliser la fiche client

Un fichier client est un document, généralement une base de données, contenant des informations relatives aux clients de l’entreprise. Le fichier recense leurs coordonnées, l’historique de leurs achats, etc. L’entreprise doit s’assurer de la qualité des données qu’il contient:

• des noms de clients,
• adresses mails,
• numéros de téléphone, etc.

Par ailleurs, dans OPlibris, les fiches clients sont des points d’entrée très pratique pour effectuer toutes les actions relatives aux clients : les contacter, suivre leurs commandes, leurs ventes, les factures et avoirs ainsi que les événements qui leurs sont liés.

Dans cette section, nous verrons donc comment accéder et utiliser la fiche client et ses différents onglets.

Accéder à la fiche client

Il existe plusieurs moyens d’arriver à la fiche d’un client :

• Dans la barre de recherche située tout en haut du menu de gauche, tapez le nom du client (ou même une partie de son nom). Si la recherche ne renvoie qu’un seul résultat, vous arriverez directement sur la fiche du client trouvé. Sinon, une liste de clients correspondant aux critères recherchés apparaitra et vous pourrez choisir le client voulu.

• Dans ce même menu de gauche, cliquez sur Mes clients pour afficher la liste de tous vos clients. Vous pouvez ensuite faire une recherche en filtrant cette liste, par nom ou code postal.

Ressources externes

Dans la logique de Dolibarr, les clients sont des Tiers. Ce sont en fait les Tiers auxquels vous avez déjà fait au moins une facture.

Alors pour en savoir plus sur les clients, vous pouvez regarder ces deux vidéos, l’une consacrée aux tiers, l’autre spécifiquement aux clients.

Les tiers

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Les clients

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Onglet tiers

C’est par l’onglet Tiers que s’ouvre la fiche client.

Cette fiche contient différentes sections, qui sont de haut en bas :

• La fiche d’identité du client : Nom, coordonnées, informations juridiques (forme juridique, code SIRET, etc.), tags éventuels… Les clients actifs seront marqués comme Ouverts, mais vous pouvez manuellement modifier des clients fermés ou avec lesquels vous ne souhaitez plus travailler, en les indiquant comme Fermés.
• Sur la droite de l’écran se trouve une ligne de Boutons d’action qui permettent d’envoyer un email au client (si la gestion des mails est activée par ailleurs), de modifier les informations du client, de le fusionner avec un autre (si vous avez créé un doublon, ou avez créé des clients différents pour chaque rayon d’une librairie alors qu’il serait préférable de les rassembler) et de supprimer ce client.
• Fichiers joints : La liste des fichiers joints à ce clients (visuels, affiches, contrats) que vous avez ajoutés dans l’onglet Fichiers joints. Ils sont ici facilement accessibles.
• Évènements liés : L’historique des modifications de la fiche client et des documents liés (commandes, factures, devis, etc.), ainsi que la liste des évènements liés au client (rendez-vous, salon, etc.).

Onglet Contacts / Adresses

Chaque client peut avoir plusieurs contacts et plusieurs adresses. Par exemple :

• sur la fiche de votre diffuseur, vous pourriez avoir un contact pour le service comptable, un autre pour la direction des ventes, un autre pour chaque représentant, etc.
• sur la fiche d’une librairie, vous pourriez avoir un contact pour la direction, un autre pour le rayon jeunesse, un troisième pour le rayon littérature, etc.

C’est dans cet onglet que vous gérez ces différents contacts, que vous pouvez en ajouter ou les modifier.

Ajouter / modifier un contact

Vous pouvez modifier un client en cliquant sur son nom dans la liste, et en ajouter un nouveau en cliquant sur le bouton + en haut à droite de la liste.

Vous arriverez alors sur le formulaire de modification ou ajout d’un contact.

Ce formulaire est assez classique et le remplir ne devrait pas poser de difficulté. Précisons néanmoins quelques champs et options :

• A coté du champ Adresse, vous pouvez cliquer sur Remplir avec l’adresse du tiers pour que l’adresse du contact soit identique à celle du client.
• Le champ Visibilité permet de choisir si le contact sera visible par tous les utilisateurs de votre instance OPlibris ou bien seulement de vous.
• Vous pouvez ajouter des notes privées ou publiques à ce contact ou leur attribuer des tags et catégories.
• Vous pouvez définir ce contact comme le contact par défaut à qui seront adressés par défaut certains types de documents ou d’actions : bons de commandes, factures, etc.

Liste des contacts

Dans la liste des contacts du client, vous pouvez voir les contacts et les adresses associées au client que vous avez créés. A coté de chaque contacts se trouvent des petites icônes :

• un crayon pour modifier le contact
• une poubelle pour supprimer le contact
• un calendrier pour ajouter un évènement ou rendez-vous avec le contact

Onglet Client

L’onglet Client permet de lister l’ensemble des relations commerciales que vous pouvez avoir avec votre client et leurs conditions.

Informations et conditions commerciales

La moitié gauche de la page liste les conditions commerciales appliquées à ce client. Vous pouvez par exemple modifier :

• Le code comptable dans lequel seront enregistrées les ventes à ce client
• Les délais et mode de règlement appliqués par défaut
• Le compte bancaire sur lequel arriveront les paiements
• Les remises appliquées au client. Pour une remise en pourcentage (celle que vous utiliserez le plus fréquemment), modifiez la Remise relative et le pourcentage de la remise. La Remise fixe concerne un rabais fixe en euros, bien moins fréquent dans le monde de l’édition.
• Le montant de l’encours autorisé, soit le montant maximal de facture non encore réglées que vous autorisez à ce client.
• Le niveau de prix du client, utilisé pour définir des grilles tarifaires différentes selon les pays.

Synthèse des documents commerciaux

Sur la partie droite de l’écran se trouve la synthèse des documents commerciaux concertant ce client : les devis, commandes et factures.

En cliquant sur chacun de ces éléments, vous pouvez afficher la liste des documents en question : propositions commerciales (devis), commandes, factures et factures non réglées.

En dessous se trouve la liste des dernières factures client, avec leur référence, leur date d’émission, leur date d’échéance et leur statut (brouillon, non réglé, réglé ou en retard). Vous pouvez de même accéder au détail de chaque facture en cliquant dessus.

Créer des documents commerciaux

En bas de la page, une ligne de boutons permet de créer un nouveau document commercial pour ce client :

• Créer une proposition
• Créer une commande
• Créer une facture ou avoir

Vous trouverez plus de détail sur la création de documents commerciaux dans ces autres sections de la documentation :

Créer une commande

Créer une facture

Onglet Projets

L’onglet projets permet de créer un nouveau projet avec ce client (exposition, rencontre, opération)… L’intérêt de créer un projet est de simplifier le suivi de l’opération, en y associant différents échanges, factures, rendez-vous, en permettant de lister les frais et bénéfices de l’opération et de décompter le temps passé.

Onglet objets référents

L’onglet Objets référents est sans doute l’un des plus utiles de la fiche client. Il permet de lister l’ensemble des articles présents sur les documents commerciaux du client.

Choisissez dans le menu déroulant sur quel type de document vous souhaitez voir les articles. Le plus souvent, vous aurez envie de savoir quels livres vous avez vendu à un client ; il faudra alors choisir Factures pour voir la liste des livres vendus et facturés au client.

La liste complète des articles facturés s’affichera alors.

Vous pourrez ensuite filtrer cette liste pour connaître les ventes d’une référence précise. Le filtre se trouve au-dessus de l’en-tête de chaque colonne, et vous pouvez y rentrer l’ISBN ou un fragment du titre du livre recherché.

Dans l’exemple ci-dessous, on lit que ce client a acheté 4 exemplaires du livre Le premier roman de la rentrée, sur une seule facture.