Configurer les entrepôts et la gestion des stocks

Créer un entrepôt

Les entrepôts sont les lieux où sont stockés les publications et autres produits, par exemple chez le diffuseur-distributeur et / ou dans les locaux de la maison d’édition.

Entrepôts du distributeur

Les distributeurs disposent parfois eux-mêmes de plusieurs entrepôts. Il n’est pas forcément utile de rentrer dans ce niveau de détails.

On peut créer un nouvel entrepôt dans Menu du haut -> Produits et Services -> Entrepôts -> Nouvel entrepôt

Le seul champ obligatoire à remplir est celui de la référence.

Indiquer les stocks pour chaque produit

Une fois l’entrepôt créé, un onglet Mouvement de stock apparaît dans la fiche de l’entrepôt. Si vous avez déjà créé les publications, vous pouvez déjà indiquer le nombre d’exemplaires de chaque ouvrage stockés dans cet entrepôt grâce au bouton Corriger les stocks : sélectionnez un ouvrage dans le menu déroulant et indiquez le nombre d’exemplaires qui seront ajoutés (ou soustraits) de ce stock.

Si vous n’avez pas encore créé de publications, vous pourrez renseigner les stocks ultérieurement, depuis l’onglet Stock des fiches publication.

Modification automatique du stock

Dans OPlibris, vous allez gérer les entrées (impressions) et les sorties (ventes) de stock. Il faut configurer la manière dont fonctionne le module Stock pour choisir à quel moment les stocks vont être modifiés automatiquement :

Aller dans Réglage → Configuration → Modules/Applications → module Stock → cliquer sur l’écrou de configuration :

Quatre choix sont disponibles :

• Décrémenter les stocks physiques sur validation des factures/avoirs clients
• Décrémenter les stocks physiques sur validation des commandes clients
• Décrémenter les stocks physiques sur validation des expéditions
• Décrémenter les stocks physiques au classement “clôturée” de l’expédition

Ce choix dépend de la manière dont vous allez suivre les envois de produits. Il est possible de suivre vos envois de deux manières : en suivant l’état de vos commandes (1), ou en utilisant le module expédition (2) :

1. Dans Menu de gauche -> Mes commandes, la liste des commandes fait apparaître leur état : Expédiable ou pas, Validée ou Livrée

2. Dans Mes expéditions (menu de gauche), la liste des expéditions fait apparaître leur état : Validée ou Traitées

Attention, pour que les envois apparaissent dans Mes expéditions, il faut avoir procédé à une manipulation supplémentaire consistant à Créer une expédition à partir d’une fiche Commande. L’utilisation des Expéditions permet de faire des choses plus précises dans le suivi des envois (Pour plus de précision, lire la section sur les expéditions)

Attention

Cochez la case Décrémenter les stocks physiques au classement “Clôturée” de l’expédition seulement si vous utilisez de manière systématique les fiches Expéditions. Il faut choisir une seule de ces deux méthodes et s’y tenir absolument sous peine de rendre la situation confuse.

Si vous choisissez l’une des deux premières options (la décrémentation du stock au moment de la validation de la facture ou de la commande), une fenêtre s’ouvrira au moment de la validation de la facture ou de la commande qui permettra de choisir de quel entrepôt viennent les livres.

Décrémentation de stock

Si vous hésitez, nous vous recommandons de décrémenter le stock à validation ou à clôture de l’expédition, c’est-à-dire au moment où le livre est effectivement parti de son lieu de stockage.