Fonctions principales d'OPlibris
Tour d’horizon de OPlibris
OPlibris est un progiciel de gestion, pensé par des éditeurs pour des éditeurs. Il facilite le travail quotidien, en permettant de suivre ses achats, ses ventes, sa gestion, et en proposant des outils spécifiquement développés pour accompagner les maisons d’édition dans leur activité.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Définition d’un ERP
Un ERP (pour Enterprise Ressource Planning, souvent traduit en français par Progiciel de gestion intégré) est un système d’information intégré qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise. Il regroupe différentes fonctions telles que la comptabilité, la gestion des stocks, la production, les ressources humaines, etc.
L’ERP offre une vision globale et en temps réel de l’activité de l’entreprise. Il automatise et optimise les tâches, permettant ainsi de gagner en productivité et en performance. Il permet de centraliser l’ensemble des données de l’entreprise dans une même base et de les lier entre elles, de les exploiter et de les analyser.
Certains ERP, comme OPlibris, se doublent d’un volet CRM (pour Customers Relations Management ou en français Gestion de la relation avec la clientèle). OPlibris intègre cet aspect CRM afin de simplifier vos relations avec vos clients et différents partenaires, que vous soyez directement en contact avec eux (vente directe, salons) ou non (médiathèques, libraires informés par votre diffuseur), tant sur le plan de la promotion (contacts presse, mailings, gestion des rendez-vous) que de la commercialisation (commandes, facturation, suivi et analyse des ventes, gestion des dépôts).
Ainsi OPlibris permet d’associer des publications à des contributeurs, de facturer ces publications et suivre les ventes, de gérer les redditions de droits d’auteurs correspondantes puis d’enregistrer ces mêmes droits d’auteurs en comptabilité.
Les principales fonctions de l’outil de gestion OPlibris
L’étage utilisateur, qui correspond à la console éditeur est structurée autour de trois grands espaces regroupant les modules et fonctionnalités de l’outil en suivant la logique quotidienne d’une maison d’édition.
- Pour ANTICIPER la naissance d’un titre, un espace « Bac à sable » permet d’esquisser et de préparer le projet dans ses dimensions techniques, commerciales, environnementales, de calculer sa date de parution, son tirage, son prix de vente optimal, son inscription dans le programme éditorial global.
- Une fois le livre devenu réalité et intégré dans le catalogue, le « Cœur » d’OPlibris propose toutes les fonctionnalités pour mieux le GÉRER durant toute son existence, pour l’intégrer à la dimension globale de la maison d’édition, pour corréler les informations concernant les auteurs et autrices, les fournisseurs, les distributeurs, les libraires, les clientes et clients, les ventes directes, les ventes indirectes, les dépôts, bref, pour piloter le plus finement possible la vie de son entreprise éditoriale.
- Enfin, pour mettre en valeur vos titres, faire connaître votre maison, mieux communiquer avec vos auteurs, avec les libraires, avec les lecteurs, il existe un troisième espace, celui tourné vers l’extérieur, la « Fenêtre », dont la fonction première est de PROMOUVOIR.
Détail des fonctionnalités
Anticiper
Les fonctionnalités permettant de travailler sur des publications à venir :
- Viabilité, point mort et mise en place : Simulateur permettant de calculer le tirage, le prix de vente, la quantité de mise en place nécessaire pour atteindre le point de viabilité
- Générateur de contrats : Générer des contrats de collaboration avec des auteurs et autrices, traducteurs et traductrices, illustrateurs et illustratrices, photographes, iconographes… Ils reposent sur des modèles pré-conçus avec les organismes professionnels représentatifs.
- Bilan carbone : Calculateur d’impact carbone de la production
Gérer
Les fonctionnalités permettant de travailler sur des publications existantes et de piloter la gestion quotidienne de sa maison d’édition :
- Tiers : Gérez vos contacts et différents partenaires : fournisseurs, prestataires, clients, contributeurs et contributrices.
- Produits et services : Gérez votre catalogue, vos publications, les autres services que vous facturez, ainsi que vos stocks et entrepôts
- Commerce :
Gérez vos ventes et propositions de vente - Facturation et paiements : Gérez vos commandes, factures et paiements, que ce soit des achats (fournisseurs, prestataires) ou des ventes (clients).
- Banque et caisses : Gérer sa trésorerie : compte en banque, caisse directe, dépôts de chèques…
- Encaissements : Centralisation des paiements et règlements
- Facture électronique : Gérer vos flux de factures électroniques.
- Dépôts-vente : Créer, pointer et facturer vos dépôts-vente.
- Vente directe : Un module de caisse, pour gérer votre vente directe, lors d’un salon par exemple.
- Droits d’auteur : Gérer vos redditions de droits et vos documents auteurs.
- Service-presse : Suivez au plus près vos exemplaires offerts à la presse ou aux libraires
- Dépôt légal : Générer vos déclarations du dépôt légal avec la BnF
- Comptabilité : Gérer sa comptabilité dans OPlibris : écritures, rapports, rapprochements
- Agendas : Gérer tous vos calendriers et rendez-vous
- Projets : Gérer vos projets, vos opportunités, vos événements.
Promouvoir
- Référencement : Gérez les flux ONYX pour référencer et tenir à jour vos publications sur Dilicom et les autres bases de données.
- Foires et salons : Optimisez votre présence sur les événements : rendez-vous, projets, droits
- Droits étrangers : Gérez les achats de droits d’ouvrages étrangers
- Console auteurs : Communiquez avec vos contributeurs : discussions, échanges de documents
- Console libraires : Communiquez avec vos points de vente
- Console dépositaires : Communiquez avec vos points de dépôt
L’architecture d’OPlibris
Ces différents modules relient et utilisent différentes données liées au fonctionnement de votre maison d’édition que vous aurez renseignées au préalable. Ces données cruciales sont regroupées en quatre groupes, quatre “briques” de base sur lesquelles repose l’ensemble de l’architecture en modules d’OPlibris.
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La brique “Maison d’édition” qui englobe à la fois les informations structurelles et le mode de fonctionnement de la maison : nom, Gencod, ligne éditoriale, mode de diffusion/distribution, collections, etc.
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La brique “Tiers” qui regroupe l’ensemble des acteurs extérieurs avec lesquels votre maison d’édition est amenée à travailler. On y trouve à la fois les clients (particuliers, lectrices, libraires), les fournisseurs (imprimeur, prestataires) et les contributeurs (autrices, traducteurs ou tout contributeur à un livre rémunéré en droit d’auteur).
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La brique “Produits” qui regroupe tout ce que vend votre maison d’édition. Il peut s’agir de livres papier ou numériques (“Publications), des produits dérivés (“Autres produits”) ou encore des formations ou des interventions (“Prestations”).
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La brique “Contrats” qui permet de paramétrer les relations entre les autres briques et leur permet de communiquer. Par exemple, le fait d’associer une publication à ses contributeurs ou bien d’appliquer des conditions commerciales à certains types de clients.
C’est à partir de cette structure que viennent piocher les différents modules et fonctionnalités présentes et à venir.
Le confort et la performance d’utilisation d’OPlibris au quotidien reposent sur la rigueur avec laquelle ces briques seront justement renseignées et sur le soin accordé à leur mise à jour aussi souvent que nécessaire. C’est pourquoi vous trouverez dans la section Prise en main des explications détaillées pour remplir ces différents éléments, préalable nécessaire à toute utilisation d’OPlibris.